La sécurité à tous les niveaux de l'audit - la check-list pour les entreprises

Il y a des choses qui ne sont tout simplement pas populaires - et l'audit est certainement l'une d'entre elles pour les responsables informatiques. Mais avec une bonne préparation, l'audit de licence n'est pas un problème. La check-list montre ce qu'il faut prendre en compte.

Infos :

Quoi, qui, quand ? L'audit en bref

Lors de l'audit, le fabricant du logiciel (par exemple Microsoft) vérifie si toutes les versions utilisées dans une entreprise sont également sous licence, ou en d'autres termes si le logiciel est utilisé illégalement. Le fabricant garantit ce droit dans le contrat de licence par la clause dite d'audit. Un audit peut donc concerner n'importe quelle entreprise ; les auditeurs choisissent généralement les entreprises au hasard.

L'audit lui-même est ensuite réalisé par des auditeurs expérimentés. Souvent, deux représentants se rendent dans l'entreprise, voire plus dans les grandes entreprises. Il est difficile de dire combien de temps ils restent - juste le temps que l'audit soit terminé. Cela peut se produire après quelques jours, mais peut aussi prendre des semaines. En général, plus la préparation est bonne, plus l'audit est court.

Pour passer l'audit de manière sûre, rapide et détendue, voici les meilleurs conseils pratiques pour les entreprises.

Connaître les problèmes

La sous-licence est le principal problème de l'audit. Pour la plupart des entreprises concernées, il ne s'agit pas d'une intention mais d'une négligence. Celles qui ne tiennent pas de registres précis ont vite fait de délivrer deux fois une licence par inadvertance. Si les auditeurs découvrent une telle sous-licence, cela devient coûteux - non seulement pour l'entreprise. Les propriétaires sont également personnellement responsables.

La préparation adéquate

Il est donc préférable de se préparer continuellement à l'audit, même si aucun audit n'a été annoncé. Cela signifie que Le service informatique doit documenter exactement qui utilise quelle licence. Un outil SAM est utile à cet égard. L' outil garde automatiquement la trace des licences et avertit en cas de double attribution ou de sous-licence.

Pour la préparation concrète d'un audit, les fabricants accordent généralement un délai de 30 jours. Vous devez utiliser ce délai pour rassembler tous les justificatifs des licences et de leur utilisation.

Si vous utilisez des licences d'occasion, vous devez également fournir la preuve de l'achat légal et du transfert conforme au fabricant à la date de l'audit. Votre avantage : si vous avez acheté les produits chez nous, nous avons déjà réuni toute la documentation nécessaire pour vous au moment de l'achat.

Comportement durant l'audit

La coopération est la condition primordiale pour une conclusion rapide et positive de l'audit. Les droits dont disposent les auditeurs dépendent de la réglementation correspondante dans le contrat de licence. En principe, votre entreprise doit rendre tous les postes de travail accessibles et justifier toutes les licences. Comme le processus est très spécifique, la plupart des départements informatiques ne connaissent pas leurs propres droits et obligations. Un consultant externe est donc précieux, surtout pour les entreprises disposant de nombreux postes de travail.

Évaluer le résultat
À la fin de l'audit, les auditeurs établissent un bilan des licences. En termes simples, il peut donner trois résultats : sous-licences, licences concordantes ou surlicences.

Sous-licences - que faire ?

Le plus gros problème est la sous-licence. D'une part, cela signifie des amendes, d'autre part, les entreprises sont obligées d'acheter les licences manquantes. Des offres correspondantes sont disponibles auprès du fabricant, mais ce dernier ne vend que les licences des logiciels actuels.

Or, la plupart des entreprises utilisent une version plus ancienne dans le cadre de leurs activités. Bien que les nouveaux logiciels soient compatibles par rétrogradation, ils sont chers. Il revient moins cher d'acheter des licences d'occasion. De cette façon, il est possible de remédier légalement à la sous-licence sans avoir à supporter des coûts d'investissement élevés. Souvent, nous pouvons même organiser la version appropriée !

Sur-licences : récupération du capital

L'octroi excessif de licences est moins problématique car il n'y a pas de pénalités et aucune action n'est requise. Cependant, cela signifie que votre entreprise a payé trop de licences - dans certains cas, les contrats de maintenance génèrent même des coûts supplémentaires ! En vendant les logiciels excédentaires, vous avez la possibilité de récupérer une partie de l'investissement. N'hésitez pas à nous contacter, nous rachetons régulièrement des licences de logiciels.